Em distribuidoras que não têm processo de compras automatizado, o comprador carrega o negócio na cabeça. Ele sabe quais produtos estão acabando, quais fornecedores têm melhor preço e quando pedir para a mercadoria chegar a tempo. Quando ele sai de férias — ou pede demissão — a operação sente.
Automatizar compras não é tirar a autonomia do comprador. É dar a ele informação suficiente para tomar decisões melhores e mais rápidas.
Ponto de pedido automático
O ponto de pedido é o saldo de estoque em que o pedido de compra precisa ser disparado para que a mercadoria chegue antes do produto acabar. Leva em conta o giro médio e o lead time do fornecedor.
Com ERP, o ponto de pedido é calculado automaticamente por produto e monitorado em tempo real. Quando o estoque de um item A cai abaixo do ponto, o sistema gera uma sugestão de compra — ou um alerta para o comprador, dependendo da configuração.
O comprador não precisa verificar manualmente 500 produtos todo dia. Ele atua nos alertas.
Cotação com múltiplos fornecedores
Para produtos com mais de um fornecedor disponível, o processo de cotação pode ser centralizado no ERP:
- O sistema gera uma solicitação de compra com os itens e quantidades necessárias
- A cotação é enviada para os fornecedores (por e-mail ou portal)
- As respostas são registradas e comparadas automaticamente
- O comprador seleciona a melhor proposta e converte em pedido de compra
Histórico de preço por fornecedor fica registrado — o comprador sabe se o preço de hoje está acima ou abaixo da média histórica antes de fechar.
Pedido de compra integrado ao recebimento
O pedido de compra aprovado gera um documento de recebimento esperado. Quando a mercadoria chega, o estoquista confirma o recebimento no sistema — item a item, com quantidade e lote quando aplicável.
Qualquer divergência entre o que foi pedido e o que chegou é registrada automaticamente: falta de item, quantidade diferente, produto com lote incorreto. A divergência aciona o financeiro (para ajustar a nota fiscal) e o comprador (para tratar com o fornecedor).
Controle de prazo de entrega do fornecedor
O ERP registra o lead time prometido por cada fornecedor e o compara com o lead time real ao longo do tempo. Fornecedor que promete 3 dias e entrega em 7 afeta o planejamento de estoque — e esse histórico precisa estar disponível na próxima negociação.
Gestão de verbas e bonificações de fornecedor
Fornecedores de distribuidoras frequentemente oferecem verbas de marketing, bonificações por volume e acordos comerciais. Controlar esses acordos manualmente em planilha é garantia de perder dinheiro — ou de cobrar verba que já foi paga.
Com ERP, cada acordo é registrado com valor, período de vigência e condição. O sistema alerta quando o prazo de resgate está próximo e registra as bonificações recebidas para abater no financeiro.
Relatório de desempenho de fornecedores
Além do preço, o desempenho do fornecedor precisa ser avaliado por:
- Pontualidade (% de entregas no prazo)
- Qualidade (% de itens recebidos sem avaria)
- Acuracidade (% de pedidos entregues completos)
- Histórico de preço (tendência de alta/baixa)
Com esse relatório, a negociação anual com fornecedores tem base em dados — não em impressão.
Se o processo de compras da sua distribuidora ainda depende da memória ou das planilhas de um comprador específico, agende uma demo do Gestão 360 e veja como automatizar esse fluxo sem perder o controle.